چرا محاسبه صحیح می تواند بقای یک کسب و کار را خراب کند

چرا محاسبه صحیح می تواند بقای یک کسب و کار را خراب کند

تمام تصمیمات تجاری در نهایت به اعداد خلاصه می شود. مذاکره با تامین کنندگان، خرید تجهیزات، استخدام کارکنان جدید و نفوذ به بازارهای دست نخورده. هر انتخابی توسط یک تحلیل مالی پشتیبانی می‌شود که تعیین می‌کند عاقلانه یا احمقانه است. وقتی این اعداد کلیدی نادرست باشند، کل فرآیند تصمیم گیری در خطر است. کسب و کارهایی که باید حاشیه سود کم و بازارهای پرنوسان را مدیریت کنند مستقیماً تحت تأثیر کیفیت داده های مالی قرار می گیرند.

پایه نامرئی هر حرکت تجاری

تقریباً هر جنبه ای از عملیات تجاری توسط داده های مالی پشتیبانی می شود که به عنوان پایه نامرئی آن عمل می کند. برای درک اینکه پول از کجا می آید، کجا می رود و چقدر برای ابتکارات استراتژیک باقی مانده است، مدیران بر گزارش ها تکیه می کنند. وام دهندگان هنگام تصمیم گیری در مورد تمدید اعتبار به این اعداد نگاه می کنند. قبل از تعهد مالی، سرمایه گذاران به دقت آنها را در نظر می گیرند.

مشکل این است که مسائل مربوط به کیفیت داده ها به ندرت تأثیر زیادی بر جای می گذارد. ورودی تأخیر در یک مکان، هزینه طبقه‌بندی اشتباه در مکان دیگر، رقم در جای سوم جابجا شده است. این خطاهای جزئی بی‌صدا جمع می‌شوند تا زمانی که تصویر کلی را به گونه‌ای که تشخیص آن دشوار است، تحریف کنند. ممکن است تا زمانی که کسی متوجه شود که پیش‌بینی‌ها به طور معمول از واقعیت دور هستند، آسیب به چندین عملیات تجاری سرایت کرده است.

کسب و کارها اغلب فقط در مواقع اضطراری از مشکلات کیفیت داده آگاه می شوند. یک فروشنده درخواست پرداخت فوری برای فاکتورهایی می کند که تیم حسابداری معتقد است قبلاً پرداخت شده اند. یک بحث ناخوشایند با بانکداران به دلیل نقض قرارداد وام آغاز شد. وقتی اعداد و ارقام با هم جمع نمی‌شوند، یک خرید امیدوارکننده از بین می‌رود.

نقدینگی در مرکز همه چیز است

نقدینگی یکی از مهمترین مسائل مالی است. این امکان وجود دارد که یک کسب و کار در زمان هایی با سود کم تاب بیاورد. او می تواند از اشتباهات استراتژیک خود را نجات دهد. پس از از دست دادن مشتریان یا کارکنان مهم، می تواند بهبود یابد. با این حال، شرکتی که پول نقدش تمام شده است بلافاصله در معرض خطر ورشکستگی قرار می گیرد. قبوض پرداخت نمی شود. حقوق غیر قابل پیش بینی می شود. تامین کنندگان اعتبار را تعلیق می کنند. مارپیچ نزولی سریعتر از آنچه اکثر رهبران انتظار دارند در حال افزایش است.

دانستن اینکه دقیقاً چه مقدار وجه نقد امروز در دسترس است، چه مقدار در چند هفته آینده وارد خواهد شد و چه مقدار باید برای انجام تعهدات هزینه شود، برای مدیریت موثر نقدینگی ضروری است. در تئوری این ساده به نظر می رسد، اما در واقعیت فوق العاده چالش برانگیز است. درصدی که سن مطالبات متفاوت است. الگوهای پرداخت مشتری به صورت فصلی تغییر می کند. هزینه های غیرمنتظره به طور ناگهانی ظاهر می شوند.

ابزار اصلی برای نظارت بر این حرکات، صورت جریان های نقدی است، اما دقت داده هایی که دریافت می کند تعیین می کند که چقدر مفید هستند. مهم نیست که تجزیه و تحلیل چقدر پیچیده باشد، یک گزارش مبتنی بر ورودی های اشتباه نتیجه گیری نادرستی خواهد داشت. تیم های مالی ممکن است فکر کنند که باند کافی دارند، اما حقیقت متفاوت است.

جایی که مشکلات کیفیت داده ها به وجود می آید

دانستن اینکه چگونه کیفیت داده ها بدتر می شود به سازمان ها این امکان را می دهد تا به جای درمان مداوم علائم، به مسائل اساسی بپردازند. تعدادی از الگوهای تکرار شونده در صنایع و اندازه های تجاری ظاهر می شوند.

خطاها هنوز هم اغلب با ورود دستی داده ها ایجاد می شوند. هنگام وارد کردن مکرر اعداد، افراد به‌طور اجتناب‌ناپذیری مرتکب اشتباه می‌شوند، به‌ویژه زمانی که تحت محدودیت‌های زمانی کار می‌کنند یا تراکنش‌هایی را پردازش می‌کنند که با آن‌ها ناآشنا هستند. تناقضات قابل توجهی ممکن است از سطوح کوچکی از خطا که در هزاران رکورد انباشته می شود، ناشی شود.

دسته دیگری از مشکلات ناشی از خطا در یکپارچه سازی سیستم هستند. اطلاعات باید به طور یکپارچه بین پلتفرم های نرم افزاری مختلف مورد استفاده کسب و کارهای مدرن رد و بدل شود. وقتی این روابط با شکست مواجه می شوند یا به نتایج متناقضی منجر می شوند، آشتی به یک کابوس تبدیل می شود. تیم های مالی به جای تجزیه و تحلیل روندها و مشاوره مدیریت، ساعت ها به دنبال مغایرت ها هستند.

تفاوت های زمانی همه چیز را سخت تر می کند. سردرگمی می تواند ناشی از مقررات شناسایی درآمد، اصول حسابداری تعهدی، و عدم تطابق بین زمان بندی معاملات و ظاهر آنها در سیستم ها باشد. این امکان وجود دارد که پولی که به نظر می رسد در دسترس است قبلاً در جای دیگری تعهد شده باشد.

ایجاد یک زیرساخت مالی قابل اعتماد

پرداختن به کیفیت داده ها به جای مشارکت های قهرمانانه فردی، نیازمند تلاشی سیستماتیک است. سازمان‌های دائماً دقیق تمایل به داشتن تعدادی ویژگی مشترک دارند.

در هر مرحله از فرآیند مالی، آنها به وضوح مشخص می کنند که چه کسی مسئول کیفیت داده است. شخصی باید مسئول اطمینان از وارد شدن صحیح داده ها به سیستم ها، انتقال دقیق پلت فرم های متقابل و تولید نتایج قابل اعتماد باشد. با گذشت زمان، مسئولیت مبهم تقریباً همیشه منجر به کاهش کیفیت می شود.

برای به حداقل رساندن نقاط لمس دستی، آنها در صورت امکان روی اتوماسیون سرمایه گذاری می کنند. در حالی که فناوری نمی تواند اشتباهات را به طور کامل ریشه کن کند، می تواند فراوانی خطاهای رایج را تا حد زیادی کاهش دهد و استعداد انسان را برای انجام وظایف قضاوتی آزاد کند.

به جای مشاهده ممیزی ها به عنوان رویدادهای سالانه، آنها روش های تأیید را در فرآیندهای کاری معمولی گنجانده اند. شناسایی به موقع خطاها، قبل از انتشار گزارش ها و تأثیرگذاری بر تصمیمات، بسیار کمتر از پرداختن به پیامدهای اطلاعات نادرست ماه ها بعد است.

مزیت رقابتی اعداد قابل اعتماد

شرکت هایی که بر کیفیت داده های مالی خود مسلط هستند، اغلب نسبت به رقبای خود برتری دارند. مدیریت سریعتر تصمیم می گیرد زیرا به داده ها برای پشتیبانی از توصیه ها اعتماد دارند. آنها شرایط بهتری را با وام دهندگان و سرمایه گذارانی که برای شفافیت و قابلیت اطمینان آنها ارزش قائل هستند، مذاکره می کنند. آنها از غافلگیری های پرهزینه ای که برنامه های استراتژیک را از مسیر خود خارج می کند و به شهرت آسیب می رساند، اجتناب می کنند.

مهمتر از همه، آنها شب ها بهتر می خوابند و می دانند که تصور آنها از سلامت کسب و کار مبتنی بر واقعیت است نه خیال. این اطمینان زمانی که اقتصاد نامطمئن است بسیار مفید است.

این یک مسیر آسان یا پر زرق و برق برای داده های مالی قابل اعتماد نیست. این امر مستلزم توجه دقیق به فرآیندهایی است که اکثر مردم آن را خسته کننده می دانند. با این حال، اطمینان از صحیح بودن اعداد، اساسی ترین سرمایه گذاری برای کسب و کاری است که به مدیریت نقدینگی و غلبه بر هرگونه چالش بالقوه اختصاص دارد.