چگونه یک ابزار اتوماسیون مالی بار کاری مدیر مدرسه را کاهش می دهد

چگونه مدارس مستقل کار اداری را با اتوماسیون مالی کاهش می دهند

به آخرین باری که کار را ترک کردید فکر کنید که انگار واقعاً همه چیز را پشت سر گذاشته اید. برای اکثر افرادی که در امور اداری و مالی مدرسه کار می کنند، یادآوری این روز سخت تر از آن چیزی است که باید باشد.

نه به این دلیل که کار انجام نشده است. هست. اما حقیقتی آرام و ناراحت کننده در زیر شلوغی بیشتر دفاتر مدرسه نهفته است. بیشتر روز به کارهایی می پردازد که فقط به دلیل نحوه تنظیم سیستم ها وجود دارد، نه به این دلیل که باید به این ترتیب اتفاق بیفتد. در بسیاری از موارد، مدارس هنوز به جای استفاده از نرم افزار حسابداری مدارس مدرن که برای ساده سازی مدیریت مالی طراحی شده است، به فرآیندهای دستی و وظایف اداری تکراری متکی هستند.

این مقاله در مورد عقب نشینی و نگاهی صادقانه به نحوه عملکرد دفاتر مدارس مستقل و آنچه که با تغییر آن ممکن می شود، است.

یک روز معمولی، صادقانه توصیف شده است

تا ساعت 9 صبح، دفتر پیشاپیش سه تماس از والدین برای درخواست صورت‌حساب هزینه دریافت کرده بود. شخصی پرداخت دریافتی را با صفحه گسترده ای بررسی می کند که ممکن است به روز باشد یا نباشد. صندوقدار ارقام را از دو مکان مختلف می کشد تا چیزی را که مدیر اصلی برای ناهار نیاز دارد آماده کند. هماهنگ کننده پذیرش به صورت دستی اطلاعات ثبت نام را که احتمالاً در جای دیگری در قالب دیگری وجود دارد، به روز می کند.

هیچ‌کدام از اینها احساس خارق‌العاده‌ای ندارند، زیرا هیچ‌کدام از آن‌ها نیستند. سه شنبه است.

مسئله این است که بیشتر وظایفی که در بالا توضیح داده شد واقعاً شغل نیستند. آنها سربار کار هستند. کار واقعی حمایت از خانواده‌ها، فعال نگه‌داشتن مدرسه، دادن اطلاعات دقیق به مدیریت برای تصمیم‌گیری همچنان در زمان باقی‌مانده پس از پرداختن به هزینه‌های اضافی تحت فشار قرار می‌گیرد.

این مدلی است که ارزش توجه دارد.

چرا دفاتر مدارس به این شکل کار می کنند؟

این یک شبه اتفاق نیفتاد و هیچکس تصمیم بدی برای رساندن ما به اینجا نگرفت. عملیات اداری و مالی مدرسه در طول زمان به طور ارگانیک رشد کرد. یک صفحه گسترده برای ردیابی چیزی ایجاد شده است. موضوع ایمیل به روشی تبدیل شده است که فرآیند مدیریت می شود. راه‌حلی که مشکلی را در سال 2018 برطرف کرد، هنوز هم کار می‌کند، زیرا جایگزینی آن هرگز در فهرست اولویت‌ها قرار نگرفت.

در همین حال، مدرسه رشد کرد. دانش آموزان بیشتر، خانواده های بیشتر، کارکنان بیشتر، الزامات انطباق بیشتر، انتظارات مدیریت و گزارش هیئت مدیره بیشتر. حجم کار به طور پیوسته افزایش یافته است، اما سیستم های اصلی تا حد زیادی یکسان باقی مانده اند.

آنچه امروزه اکثر مدارس مستقل اداره می‌کنند، یک عملیات مالی و اداری است که برای نسخه‌ای ساده‌تر از خودش ساخته شده و از آن زمان با تلاش و اراده خوب در کنار هم بوده است.

کارکنان خلاء را پر می کنند. به همین دلیل است که روزها احساس می کنند.

شغلی که هیچکس درباره اش صحبت نمی کند

حجم کاری قابل مشاهده برای کارهایی که در لیست کارها، ضرب الاجل ها و جلسات قرار دارند، وجود دارد. و سپس حجم کاری نامرئی وجود دارد که هیچ لیستی را ایجاد نمی کند زیرا فقط بخشی از نحوه کارکرد همه چیز در نظر گرفته می شود.

وارد کردن مجدد اطلاعاتی که قبلاً در جای دیگری وجود دارد. ایجاد گزارش با کشیدن اعداد از سه مکان مختلف و به امید موافقت آنها. ارسال یک یادآوری هزینه به صورت دستی زیرا سیستم این کار را به صورت خودکار انجام نمی دهد. چاپ، امضا، اسکن و بایگانی چیزی که می تواند کاملاً دیجیتالی باشد. پاسخی به سؤال والدین در مورد موجودی حسابشان که باید برای آنها قابل مشاهده باشد بدون اینکه کسی آن را جستجو کند.

هیچ یک از این موارد به صورت جداگانه زمان زیادی نمی برد. اما آنها را برای یک هفته، برای یک تیم، برای یک سال تحصیلی کامل جمع کنید و ساعت ها قابل توجه است. مهمتر از همه، اینها ساعاتی هستند که مستقیماً از زمان کاری موجود می‌آیند که در واقع به انسان نیاز دارد تا فکر و تصمیم بگیرد.

این قیمتی است که به ندرت اندازه گیری می شود زیرا هرگز در یک مکان نیست. در طول روز هر کس با افزایش های کوچک به اندازه کافی توزیع می شود که به سادگی به ساختار کار تبدیل می شود.

در واقع “هوشمندتر” به نظر می رسد.

هنگامی که مردم در مورد اتوماسیون مالی یا نرم افزار حسابداری مدرسه صحبت می کنند، می تواند انتزاعی به نظر برسد – یا بدتر از آن، به جای افرادی که کار را انجام می دهند، هدف آن افراد در IT یا مدیریت ارشد باشد. بنابراین باید در مورد آنچه که در سطح زمین در حال تغییر است مشخص بود.

وقتی مدرسه ای به سمت تأمین مالی نرم افزار مدرسه می رود که واقعاً بر اساس روش کار مدارس ساخته شده است، تجربه روزانه دفتر به روش هایی کاملاً خاص تغییر می کند.

فاکتورهای کارمزد طبق برنامه بدون اینکه کسی به صورت دستی آنها را ایجاد کند، خارج می شود. یادآوری‌های پرداخت به‌طور خودکار دنبال می‌شوند، بنابراین چرخه ناخوشایند تعقیب خانواده‌ها با یک فرآیند ثابت و حرفه‌ای که در پس‌زمینه اجرا می‌شود، جایگزین می‌شود. وقتی یکی از والدین در مورد حساب خود تماس می گیرد، پاسخ در یک مکان است – نه دو سیستم و یک بخش صفحه گسترده.

تطبیق بانکی، که بی سر و صدا بیش از ساعت‌هایی که اکثر تیم‌های مالی می‌خواهند محاسبه کنند، طول می‌کشد، زمانی که نرم‌افزار مالی مدرسه داده‌های بانکی فعال را جمع‌آوری می‌کند و مسابقات مستقیم را به‌طور خودکار پردازش می‌کند، به‌طور چشمگیری فشرده می‌شود. تیم مالی استثناها را بررسی می کند. همین است.

گزارش‌هایی که جمع‌آوری آن‌ها روزها طول می‌کشید، از یک سیستم می‌آیند. یک هماهنگ کننده پذیرش که یک رکورد ثبت نام را به روز می کند، وظیفه ورود داده جداگانه ای را برای تیم مالی که اطلاعات از طریق آن جریان می یابد ایجاد نمی کند. داده‌های حقوق و دستمزد به حساب‌ها منتقل می‌شوند بدون اینکه کسی دوباره آن را وارد کند.

به طور جداگانه، هر یک از این چیزها مانند یک پیشرفت متوسط ​​به نظر می رسد. آنها با هم در حال تغییر شکل روز کاری هستند.

این برای افرادی که کار را انجام می دهند به چه معناست

این بخشی است که معمولاً از مکالمات مربوط به نرم افزار حسابداری مدرسه و سیستم های مالی که چه معنایی برای کارکنان دارد، کنار گذاشته می شود.

وقتی بار اداری کاهش می یابد، چندین اتفاق می افتد. به کاری که فشرده می شد، کار متفکرانه و مبتنی بر رابطه که نیاز به قضاوت دارد، فضای بیشتری داده می شود. کارکنان استرس ناشی از دانستن اینکه انبوهی از کارهای دستی در انتظارشان هستند را تحمل نمی کنند. خطاها نه به این دلیل کاهش می‌یابند که افراد بیشتر تلاش می‌کنند، بلکه به این دلیل که فرآیندهایی که خطا ایجاد می‌کنند دوباره طراحی می‌شوند.

و شاید کمتر بدیهی باشد، آنچه که دفتر می تواند به بقیه مدرسه ارائه دهد را تغییر می دهد. زمانی که تیم مالی دید دقیق و بی‌درنگی از سلامت مالی مدرسه داشته باشد، کیفیت اطلاعاتی که به مدیریت ارسال می‌شود بهبود می‌یابد. هنگامی که کارکنان اداری در ورود داده ها دفن نمی شوند، برای خانواده ها و کارکنانی که باید از آنها حمایت کنند در دسترس تر هستند.

یک دفتر مدرسه که به خوبی اداره می شود فقط یک فعالیت داخلی نیست. این احساس مدرسه را برای هرکسی که با آن تعامل دارد شکل می دهد.

یک یادداشت صادقانه در مورد ایجاد تغییر

هیچ یک از این موارد به طور خودکار هنگام جابجایی به یک پلت فرم جدید اتفاق نمی افتد. مدارسی که چشمگیرترین پیشرفت‌ها را مشاهده می‌کنند، مدارسی هستند که انتقال را جدی می‌گیرند، به فرآیندهای خود در کنار ابزارهایشان نگاه می‌کنند، از چگونگی جریان داده‌ها آگاه هستند، و سیستم حسابداری مدرسه‌ای را انتخاب می‌کنند که با در نظر گرفتن آموزش طراحی شده است، نه از چیزی که برای یک صنعت کاملاً متفاوت ایجاد شده است.

انتقال نیاز به زمان و برنامه ریزی دارد. اما تمام شد. هزینه‌های عدم تغییر ساعت، خطاها، ظرفیت پرسنل مصرف‌شده توسط کار دستی قابل اجتناب – هر سال افزایش می‌یابد.

اکثر افرادی که در دفاتر مدارس مستقل کار می کنند احساس می کنند که چیزی در مجموعه فعلی آنطور که باید کار نمی کند. این فقط یک راه واضح تر برای دیدن اینکه واقعاً چه ارزشی دارد و چه چیزی در طرف دیگر است.

مدارسی که این تغییر را ایجاد می کنند پشیمان نیستند. آنها معمولاً ای کاش این کار را زودتر انجام می دادند. MentisSoft نرم‌افزار حسابداری را برای مدارس مستقل و غیرانتفاعی ایجاد می‌کند و مدیریت هزینه‌ها، گزارش‌های مالی و حسابداری مدرسه را در یک سیستم که مطابق با روشی که دفتر تجاری مدرسه شما کار می‌کند، گرد هم می‌آورد. اگر کنجکاو هستید که این برای مدرسه شما چگونه به نظر می رسد، تیم MentisSoft خوشحال است که شما را از طریق آن راهنمایی کند – دمو را رزرو کنید و آن را از نزدیک ببینید