از تیم بووی و ایان هاجز
نقش کارکردی اطلاعات و سوابق در دنیای امروز نمی تواند بیشتر به اجرای موفقیت آمیز ESG مرتبط باشد. دستیابی به یک سیستم گزارش‌دهی که قادر به اندازه‌گیری انطباق ESG و پیشبرد پیشرفت باشد، بر پایه شواهدی از منابع مختلف در سراسر زنجیره‌های تامین جهانی با سطوح مختلف ادغام و اغلب زمینه‌های عملیاتی منحصربه‌فرد و پویا متکی است. ISO 15489 اساس اساسی است که بر اساس آن می توان یک سیستم گزارش دهی ESG موفق و مطمئن را ایجاد کرد.
استانداردها ثبات را تضمین می کنند و اغلب حداقل معیار را تعیین می کنند. این به نوبه خود امکان گزارش گیری تحت شرایط مشترک و مقایسه در داخل و بین شرکت ها را فراهم می کند. آنها می توانند برای مشاغل، تنظیم کننده ها، مصرف کنندگان و فعالان ارزش استثنایی داشته باشند. آنها اصطلاحات خاص، اکتشافی و تشخیص ارزش را خارج از زمینه استاندارد خاصی که در آن زندگی می کنند ارائه می کنند.
ابتکارات ESG باید بر اساس استانداردهای حاکمیتی به صورت بازتابی و مکرر باشد. آنها منبع ارزشمندی برای دستیابی به انطباق با استانداردهای گزارشگری پرکاربرد مانند سری ISO 27000، سری ISO 31000 و سری ISO 9000 هستند.
همه این استانداردها به ESG مربوط می شوند، در حالی که سایر استانداردها مانند ISO 14001 (سیستم های مدیریت زیست محیطی) و ISO 26000 (مسئولیت اجتماعی) به ویژه مرتبط هستند.
به همان اندازه که این استانداردها مهم هستند، ما استدلال می کنیم که هیچ کدام از استاندارد ISO 15489 اساسی تر نیستند. به عنوان یک “استاندارد اصلی برای بایگانی” توصیف می شود.[1] و در سال 2016 برای پاسخگویی بهتر به ساختارهای سازمانی به طور فزاینده دیجیتال و آنلاین مورد بازبینی قرار گرفت، این الگوی کل ثبت سوابق باقی می ماند. بدون درک ثابتی از ارزش اثباتی سوابق و شناسایی، احراز هویت و مدیریت آنها در طول چرخه عمر آنها، انطباق با استانداردهای مدیریت به طور مهلکی به خطر می افتد.
ارزش اثباتی و اعتبار آنها به ویژه برای ایجاد شفافیت و پاسخگویی مهم است. موفقیت هر شرکت بزرگ، همانطور که قبلاً اشاره کردیم، به توانایی آن در پاسخگویی به آنچه می یابد و در عین حال نشان دادن مسئولیت پذیری اجرایی بستگی دارد.[2] برای مثال، عموم و مشتریان می‌خواهند بدانند که صحت سوابق می‌تواند ادعاهایی را که یک واحد تجاری در مواجهه با پیامدهای منفی ESG مطرح می‌کند، ثابت کند. “سوابق شواهدی از آنچه در گذشته انجام شده یا تصمیم گرفته شده است ارائه می دهد و برای نشان دادن اینکه تعهدات انجام شده است یا بهترین شیوه ها دنبال شده است استفاده می شود. پاسخگویی ممکن است شامل الزامات قانونی، مقرراتی و مالی، حسابرسی و بازرسی یا توضیح شرایط خاص باشد… سوابق فرمت خاصی ندارند اما می توانند هم داده ها، اسناد و هم سایر اشکال اطلاعات باشند. اصالت، قابلیت اطمینان، یکپارچگی و قابلیت استفاده (ISO 15489-1:2016) سوابق نتایج فعالیت های تجاری هستند، اما بر فعالیت های تجاری نیز تأثیر دارند.’[3]
ISO 15489 تقریباً یک استاندارد سیندرلا در میان بسیاری از کدنویسی‌های شیوه‌های مدیریت خوب است که سازمان استاندارد بین‌المللی (ISO) تولید می‌کند. همتایان او توسط بسیاری از تشویق‌کنندگان مورد احترام قرار می‌گیرند، در حالی که به ندرت از او تجلیل می‌شود، مگر توسط مدیران رکورد، که خود اغلب به حاشیه رانده شده‌اند و از نفوذ مستقیم بر سازمان‌هایی که به آنها خدمت می‌کنند حذف می‌شوند. به راحتی به عنوان یک طاقچه، باطنی و شاید حتی دانشگاهی درک می شود. می تواند احساس بوروکراسی داشته باشد و آن هیجان درونی را ایجاد کند که بسیاری از افراد وقتی به بوروکراسی اشاره می کنند احساس می کنند. با این حال، سازمان های مدرن باید بوروکراسی را بپذیرند، و همانطور که نشان خواهیم داد، سازمان های مدرن بوروکراسی را پذیرفته اند.
مدیران سوابق، بوروکرات های بوروکرات ها هستند. آنها به استفاده مؤثر و کنترل سوابق اسنادی سازمان توجه دارند. شواهدی مبنی بر اینکه فرآیندهای صحیح دنبال شده و یک مسیر حسابرسی شفاف ایجاد شده است. آنها ارزش اسنادی را که مدیریت می کنند و اطلاعاتی که در آنها وجود دارد را درک می کنند. آنها می‌دانند که این ارزش در طول زمان تغییر می‌کند، اغلب با افزایش سن از بین می‌رود، و گاهی از توانایی اطلاع‌رسانی به رویدادهای بعدی و زمینه‌های تغییر یافته به‌عنوان پیشینه‌های بینش‌آمیز معنا می‌یابد.
بوروکراسی، همانطور که هر مدیر سوابق تأیید می کند، هرگز نباید یک اصطلاح توهین آمیز باشد. این به سادگی یک سیستم اداری است که هر سازمان بزرگی را اداره می کند. این یک اعمال عقلانی قدرت مبتنی بر قاعده از طریق فرآیندهای کنترل شده (تعریف شده و قابل تکرار) است. احتمالاً، و زمانی که به خوبی انجام شود، منطقی ترین و کارآمدترین راه برای سازماندهی هر سازمان بزرگی است. انجام آن به خوبی مستلزم میزانی هوشیاری نسبت به توسعه فرآیند و درک روشنی از اهداف و مقاصد کلیه فرآیندهای اداری است. این امر مستلزم مطالعه مستمر حداقل بار اداری لازم برای دستیابی به حکمرانی خوب است. تیغ اوکام در زمینه تجاری. استانداردها چارچوبی را برای دقیقاً این نوع ارزیابی ارائه می دهند و نه بیشتر از ISO 15489.
در واژگان استاندارد نویسان، زبان ISO 15489:2016 تجویزی است نه تجویزی. به شما نمی گوید چه کاری انجام دهید، به شما می گوید که چه کار می کنید. هدف آن ایجاد یک استاندارد جهانی برای سیستم های مدیریت سوابق است و اصول سوابق و نگهداری سوابق مورد نیاز برای پشتیبانی از آنچه به عنوان سیستم مدیریت سوابق (MSR) که خود در ISO 30300 تعریف شده است را توصیف می کند.
“MSR مدیریت سوابق را با موفقیت و پاسخگویی سازمانی با ایجاد چارچوبی که شامل خط‌مشی، اهداف و دستورالعمل‌های سوابق است، مرتبط می‌کند.”[4]
مهم است که جاه طلبی این آخرین نسخه استاندارد را تشخیص دهیم. استاندارد همیشه نسبت به فناوری خاص رکوردها بی تفاوت بوده است و در عوض سعی کرده است آنها را به زبانی قابل استفاده برای اشیاء دیجیتال و فیزیکی توصیف کند. گروه کاری که بازنگری در سال 2016 را تهیه کرد، اذعان داشت که نسخه جدید می‌تواند برای سال‌های متمادی وجود داشته باشد و توسط یک مقاله مجمع جهانی اقتصاد در مورد تغییرات تکنولوژیکی و اجتماعی مطلع شد.[5]در نظر گرفته شده بود تا استانداردی ایجاد کند که آینده نگر باشد و کاهش محدودیت های سازمانی، جغرافیایی و فیزیکی در مدیریت سوابق را تشخیص دهد. آنها سوابق و آرشیو را در بستری از تغییرات اجتماعی و تکنولوژیکی پویا قرار داده اند، که هر دو تحت تأثیر و تأثیر آن زمینه هستند.
یکی از اعضای گروه ضربت با تأمل در روند تدوین ویرایش فعلی نوشت: “ما دیدیم که وقتی کاری که انجام می‌دهیم مبتنی بر داده‌ها و با جزئیات ثبت می‌شود، سیاست‌های دسترسی دقیق و به‌راحتی باید به روش‌های پیچیده اعمال شوند. دیدیم که اطلاعات و سوابق دیگر لزوماً محدود به محدودیت‌های سازمانی، جغرافیایی یا فیزیکی نیستند – که در حال گسترش و توسعه مدل‌های تجاری جدید سازمان‌های سنتی و غیرقابل پیش‌بینی هستند. افزایش انتظارات از شفافیت در تصمیم گیری توسط عموم مردم، مشتریان، کاربران خدمات، افراد سوابق و افراد علاقه مند به نحوه ایجاد، ثبت و مدیریت آنها، انتظارات امنیت اطلاعات و حفظ حریم خصوصی نیز به طور فزاینده ای برای ذینفعان – چه در داخل و چه در خارج از سازمان، قابل توجه است.[6]
این درک از نقش عملکردی اطلاعات و سوابق در دنیای امروز نمی تواند بیشتر به اجرای موفقیت آمیز ESG مرتبط باشد. دستیابی به یک سیستم گزارش‌دهی که قادر به اندازه‌گیری انطباق ESG و پیشبرد پیشرفت باشد، بر پایه شواهدی از منابع مختلف در سراسر زنجیره‌های تامین جهانی با سطوح مختلف ادغام و اغلب زمینه‌های عملیاتی منحصربه‌فرد و پویا متکی است. ISO 15489 اساس اساسی است که بر اساس آن می توان یک سیستم گزارش دهی ESG موفق و مطمئن را ایجاد کرد.
برای نویسندگان
تیم بووی دارای بیش از 35 سال تجربه در طراحی و پیاده سازی انواع مختلف اطلاعات و سیستم های مدیریت ریسک برای شرکت های حقوقی بزرگ مانند کلیفورد چنس. و برای شرکت های حسابداری بین المللی مانند دیلویت. او همچنین راه حل هایی را برای سازمان هایی مانند BT، Imperial Tobacco، Rio Tinto، دولت کویت، خانواده سلطنتی و مجلس نمایندگان ایالات متحده توسعه داده است. تیم منتخب مؤسسه سلطنتی امور بین‌الملل، چتم هاوس، یک اندیشکده مستقل مستقر در مرکز لندن است و دارای مدرک کارشناسی، ممتاز، از دانشگاه نوتردام و مدرک کارشناسی ارشد و سی‌فیل از دانشگاه کالیفرنیا، دیویس است.
ایان هاجز در طول بیست سال شغلی در نقش های مختلف در مدیریت اطلاعات کار کرده است. او سوابق و سیستم های مدیریت اطلاعات را در مقیاس ملی طراحی و پیاده سازی کرده است و بخش هایی از آرشیو دیجیتال را در آرشیو ملی (بریتانیا) توسعه می دهد. در سطح شرکتی، او پروژه های مدیریت اطلاعات را با خانوار سلطنتی و خزانه داری HM انجام داده است. ایان همچنین دارای تخصص در زمینه حقوق اطلاعات در توسعه سیاست‌ها و رویه‌های انطباق با آزادی اطلاعات و حفاظت از داده‌ها است و به عنوان افسر حفاظت از داده‌ها کار می‌کند. ایان علاوه بر گواهینامه های CISM، CIPP/E و CIPM، دارای مدرک کارشناسی از دانشگاه کوئینزلند جنوبی، مدرک کارشناسی ارشد از دانشگاه دیکین ملبورن و کارشناسی ارشد از Birkbeck، دانشگاه لندن است.
مراجع
[1] کلوین اسمیت، کاسی فایندلی و دیگران. ثبت سوابق در عصر دیجیتال: معرفی ISO اصلاح شده 15489، ICA https://www.ica.org/resource/recordkeeping-in-the-digital-age-introducing-the-revised-iso-15489/
[2] تیم بووی و یان هاجز، بحران آب و هوا و مسئولیت‌پذیری اجرایی، بررسی مالی اروپا26 سپتامبر 2025، موجود در https://www.europeanfinancialreview.com/the-climate-crisis-and-executive-accountability/
[3] Tove Engval، “نقش رکوردها در گزارش پایداری شرکت”، Mittuniversitettet، 2019، موجود در https://www.diva-portal.org/smash/get/diva2:1339932/FULLTEXT01.pdf
[4] ISO 15489-1 2016، قسمت 1: مفاهیم و اصول، vi.
[5] مجمع جهانی اقتصاد، تغییر عمیق: گزارش بررسی نقاط اوج فناوری و تأثیر اجتماعی، سپتامبر 2015. https://www3.weforum.org/docs/WEF_GAC15_Technological_Tipping_Points_report_2015.pdf، مشاهده شده در 30 نوامبر 2025.
[6] کیسی فایندلی، مهلت: ISO 15489 اصلاح شده و آینده ثبت سوابق، آرشیو و نسخ خطی، 2018، جلد 46 شماره. 2، صفحه 223.
